Ik had er zelf al wel eens vaker over gehoord, maar wat is dat nu precies: systeemdenken. En hoe kun je dit nu toepassen in de omgeving van ketensamenwerking. Professor Jaap Schaveling van Nyenrode heeft ons meegenomen in een verhaal, waarbij hij het echt naar de praktijk wist te brengen.

Het begon allemaal bij het inzicht dat wij mensen overschatten hoeveel wij kunnen overzien. In de evolutie is de mens ontstaan op de savanne waarin we leefden in kleine overzichtelijke groepen. In de moderne maatschappij worden wij gedwongen samen te werken in veel grotere (ketens) van individuen en groepen. Vooral in stress situaties vallen wij terug op onze oude manier van beslissingen nemen: snel en kort door de bocht. En daarbij verliezen we nog wel eens het grotere plaatje.

De eerste tip was dan ook een simpele: neem voor belangrijke beslissingen een time out. Zet eens kort in een schets op papier welke mensen geraakt en beïnvloed worden door de beslissing en neem dit mee in de overweging. Hoe ziet het systeem eruit en hoe verhouden de actoren zich tot elkaar? Voor mijzelf wel een waardevolle. Ik denk dat mijn kracht, maar ook mijn valkuil ligt, in dat ik snel beslissingen neem. Als alle informatie op tafel ligt, dan moet je er wat betreft er geen nachtje over gaan slapen, maar moet je een knoop doorhakken. Natuurlijk klopt dat, en zorgt het dat je vaart maakt. Maar een kleine tussenstap met het uittekenen van het systeem kan dus zeker waarde toevoegen.

Het volgende plaatje vond ik ook een mooie. Vaak hebben wij als mensen de neiging vooral te focussen op de eigen activiteit of het eigen te behalen resultaat. Hierbij bestaat het risico dat je het teamverband uit het oog verliest.

De oplossing bleek alweer even simpel. Maar tegelijkertijd ben ik het in teamverband nog nooit tegen gekomen. Ga als teamleden of partnerorganisatie nu eens bij elkaar zitten, en omschrijf welk gedrag je van de andere partij nodig hebt om zelf optimaal te kunnen functioneren. Dit in beeld brengen helpt enorm.

We hebben de proef gelijk op de som genomen aan onze tafel: 3 opdrachtnemers en 3 opdrachtgevers die alle veel ervaring hebben met ketensamenwerking. En toch wisten we elkaar te verbazen en te helpen met deze inzichten.

Let op: geen ervan was geld.

A is de Opdrachtnemer

B is de Opdrachtgever

A heeft nodig van B:

• Continuiteit op de lange termijn
• Actoren aan tafel met besliskracht
• Wel open feedback/niet afrekenen
• Tijdige terugkoppeling op afgesproken deadlines

B heeft nodig van A:

• Echte expertise op het vakgebied
• Proactiviteit - durven adviseren
• Eerlijkheid/openheid
• Nakomen van afspraken / verwachtingspatroon