In de traditionele bouw wordt nog veel gewerkt met het model: aanbesteden op laagste prijs. De opdrachtgever laat een bestek opstellen met gevraagde werkzaamheden. Aanbieders schrijven hier op in. De aanbieder met de laagste prijs wordt geselecteerd. De gedachtegang hierachter is dat het enerzijds transparant is en anderzijds lage / marktconforme prijs wordt gerealiseerd. Volgens mij klopt deze redenatie niet. En ik zal uitleggen waarom.

1. Geredeneerd vanuit prijs en kosten

Een aanbesteding vindt plaats in het voortraject. Dus voordat de werkelijke werkzaamheden worden uitgevoerd en voordat daadwerkelijke resultaten worden gerealiseerd. In een aanbesteding op prijs toets je dus niets anders dan een verwachting. Je stelt de markt een vraag. Je krijgt als antwoord alleen een prijs en kiest dan voor de partij die hier het laagste bedrag heeft ingevuld (aanbieder A). Vervolgens hoop je dat deze partij ook de beste resultaten gaat realiseren. Een aanbesteding gaat dus alleen om verwachtingen en daarmee over een fictieve werkelijkheid.

Vervolgens start het werk echt. En dan beginnen de werkelijke resultaten zich op te stapelen. Vaak komt een project er in werkelijkheid anders uit te zien dan hoe deze is aanbesteed. Middels meer / minderwerk komt er uiteindelijk een werkelijke betaalde prijs als resultaat uit. Deze werkelijke resultaten worden vervolgens alleen nooit getoetst. Ze worden vrijwel nooit naast de vooraf gevraagde prijs gelegd. En er wordt al helemaal niet nagedacht of aanbieder B of C, die in de aanbesteding een hogere prijs hadden ingevuld, mogelijk tot een lager eindresultaat waren gekomen. Hoe weten we dan of aanbesteden daadwerkelijk transparant is en daadwerkelijk lage prijzen realiseert?

De onderstaande figuur laat zien hoe dit volgens mij in de praktijk werkt. Door goedkoopste aanbieder A te selecteren, kies je op voorhand voor de laagste prijs. Dit is vervolgens een indicatie wat je werkelijk gaat betalen. De werkelijke prijs ligt vrijwel altijd niet onder de aanbestedingsprijs. Maar kan zeker wel hoger liggen (meerwerk!). Hoe slechter het vooraf geschreven bestek, maar ook hoe minder betrouwbaar de geselecteerde aanbieder, hoe groter het risico dat de werkelijke kosten hoger uit komen.

Al een veel betere optie is om een betrouwbare partner te selecteren voor een werk. Een partner waarvan jij uit ervaring weet dat hij transparante begrotingen maakt en mee denkt, om kostenbesparingen te realiseren. Een partner die jij kunt vertrouwen. Zo verklein je het risico op prijsoverschrijding en creëer je juist een kans om samen kosten te besparen. Dit zie je in de onderstaande figuur.

2. Geredeneerd vanuit waarde

In de bovenstaande voorbeelden gaan we nog volledig voorbij aan het begrip waarde. Wij kijken alleen maar naar de betaalde prijs (kosten van het project). De waarde die een opdrachtgever ontvangt is natuurlijk van veel meer zaken afhankelijk. Denk hierbij aan klant / bewonertevredenheid, geleverde kwaliteit, efficiëntie van het proces, verlaging van TCO, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Mijn eerste stelling: selecteer geen aanbieder op prijs, maar selecteer een partner waarbij de verwachtingswaarde van de geleverde waarde het hoogst is. Selecteer dus een partij die:

• Bewezen goed is in samenwerking;
• SMART kan maken waarom hij / zij de beste resultaten kan realiseren;
• Bij voorkeur al ervaring heeft met jou als opdrachtgever. Op die manier kun je veel betrouwbaarder inschatten of het ‘mooie verhaal aan de voorkant’ ook een sterke indicator is voor de werkelijke resultaten aan de achterkant.

Op deze manier kun je samen de waarde gaan maximaliseren.

Mijn tweede stelling: stop nu met heel veel tijd en aandacht stoppen in de aanbestedingsprocedure. Hier toets je alleen een fictieve werkelijkheid. Stop deze tijd en aandacht nu juist in het analyseren van de werkelijke resultaten aan de achterkant. Dit is de echte waarde die je krijgt. En houd je partners hier ook echt verantwoordelijk voor!